راه اندازی ایمیل سازمانی

برای ایجاد یک آدرس ایمیل تجاری به چه چیزی نیاز دارید؟ برای ایجاد و راه اندازی یک آدرس ایمیل سازمانی، باید نام دامنه و یک وب سایت داشته باشید. پس از آن، برای مدیریت ایمیل های تجاری شما به یک ارائه دهنده خدمات ایمیل نیاز دارید. چند راه حل مختلف وجود دارد که می توانید برای ایجاد یک آدرس ایمیل سازمانی حرفه ای از آنها استفاده کنید. در صورت نیاز به راه اندازی ایمیل سازمانی حرفه ای می توانید از خدمات شرکت پیشگام رایانه بهره ببرید.

 

امروزه با پیشرفت فناوری اطلاعات گسترش اینترنت، شرکت ها و سازمان ها به تدریج از روش های سنتی به سمت خدمات الکترونیکی حرکت می کنند. برای صرفه جویی در زمان و هزینه، مکاتبات داخل شبکه و حتی خارج از شبکه به صورت الکترونیکی انجام می شود. در این حوزه یکی از مهم ترین خدمات ارائه شده ایمیل سازمانی است که بسیاری از مشکلات را از دوش مدیران و کارکنان سازمان بر می دارد و نظم خاصی به فرآیندها و چرخه های عملیات سازمان می دهد.

 

یک آدرس ایمیل سازمانی و تجاری حرفه ای به جای حساب کاربری عمومی جیمیل یا یاهو، نام دامنه سفارشی شرکت شما را دارد، به عنوان مثال: poshtiban@pishgamrayaneh.com

بیشتر مبتدیان از حساب‌های ایمیل رایگان و بدون نام دامنه استفاده می‌کنند که خیلی حرفه‌ای نیست. به عنوان مثال: john.smith2019@gmail.com یا jsmithfromstargardening@yahoo.com.

از آنجایی که هر کسی می‌تواند این حساب‌های ایمیل عمومی را ایجاد کند، اعتماد به چنین آدرس‌های ایمیلی به عنوان حساب‌های ایمیل تجاری قانونی برای مشتریان و سایر مشاغل سخت‌تر می‌شود.

در زیر 4 دلیل اصلی وجود دارد که چرا به یک آدرس ایمیل حرفه ای برای کسب و کار خود نیاز دارید:

• یک آدرس ایمیل سازمانی سفارشی حرفه ای تر به نظر می رسد.
• آدرس ایمیل سازمانی کوتاه است و به راحتی قابل یادآوری است.
• آدرس ایمیل تجاری حرفه ای به شما کمک می کند تا اعتماد مشتری را به عنوان یک تجارت قانونی جلب کنید.
• ارسال ایمیل با نام دامنه خود به شما امکان می دهد با هر ایمیلی که ارسال می کنید، نام تجاری خود را تبلیغ کنید.

اگر می خواهید مشتریان و سایر مشاغل شما را جدی بگیرند، باید فوراً از یک آدرس ایمیل تجاری حرفه ای استفاده کنید.

آدرس‌های ایمیل تجاری آنهایی هستند که از نام دامنه شرکت شما مانند admin@yourcompany.com استفاده می‌کنند. از آنجایی که آنها با کسب و کار شما طنین انداز می شوند، مشتریان به راحتی می توانند شما را شناسایی کنند. بنابراین داشتن آدرس هایی از این دست به ایجاد هویت شما و افزایش اعتبار نزد مشتریان کمک می کند.

روش 1: ایجاد یک آدرس ایمیل تجاری با هاستینگ

شرکت های هاستینگ آدرس های ایمیل تجاری رایگان را در دامنه خود با هر بسته میزبانی ارائه می دهد. و بسته های آن نیز فوق العاده مقرون به صرفه است.

حتی بهتر از آن، هاست های یک ساله شامل یک دامنه رایگان با تمام ثبت نام های جدید است، بنابراین شما فقط باید هزینه هاست را بپردازید.

می‌توانید در حال حاضر از دامنه رایگان برای آدرس ایمیل خود استفاده کنید، حتی اگر هنوز وب‌سایتی ندارید.

روش 2: با استفاده از HostGator یک آدرس ایمیل تجاری ایجاد کنید

HostGator یک شرکت میزبانی فوق العاده مقرون به صرفه است که به شما حساب های ایمیل تجاری رایگان با هر طرح میزبانی می دهد.

درست مانند هاستینگ ها، نیازی به داشتن یک وب سایت آماده ندارید. می‌توانید برای همین امروز ثبت‌نام کنید و شروع به استفاده از ایمیل تجاری با دامنه خود کنید.

در صورتی که نیاز به امکانات تخصصی و پشتیبانی دائمی و 24 ساعته داشتید می توانید از سرویس ایمیل سازمانی پیشگام رایانه بهره ببرید. ما با ساخت بستر مناسب برای سرویس ایمیل سازمان شما، با کامل ترین امکانات و کمترین هزینه را به شما ارائه می دهیم.

هنگام ایجاد یک آدرس ایمیل تجاری، موارد کمی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید. نام دامنه ای را پیدا کنید که بتواند به سرعت با کسب و کار شما مرتبط باشد و مشتریان به راحتی آن را شناسایی کنند.

داشتن یک قالب استاندارد از آدرس های ایمیل در سراسر سازمان شما مهم است. به عنوان مثال، می‌توانید یک آدرس ایمیل حرفه‌ای را به‌عنوان first-name.last-name@yourcompany.com به عنوان قالب استاندارد خود برای همه کارمندان انتخاب کنید.

آدرس‌های ایمیل گروهی مانند support@yourcompany.com را توسط بخش‌ها ایجاد کنید تا بتوانید همه ایمیل‌های بخش را از یک مکان مدیریت کنید.

با احراز هویت دامنه خود با تنظیمات SPF و DKIM، باید مطمئن شوید که آدرس ایمیل تجاری خود را در برابر فیشینگ و ارسال هرزنامه ایمن می کنید.

یکی از قدرتمندترین ایمیل سرورها در جهان Microsoft Exchange Server است که در حال حاضر نسخه 2019 Microsoft Exchange Server می باشد. Exchange Server مانند سایر سرویس ها نیاز به تحلیل و تنظیمات بسیار مهمی قبل و بعد از نصب دارد که با استفاده از یک سرویس خوب در شبکه قابل انجام است. تنظیمات مربوط به Certificate، SPAM، Antivirus، SPF Record، Database Management، Backup Solution، Firewall Configuration و سایر تنظیماتی که سرویسی قوی و ایمن به مجموعه ارائه می دهد.

شما می توانید با راه اندازی ایمیل سازمانی برای مجموعه های بزرگی که کاربران زیادی دارند راه حل ارائه کنید. راه حل های دسترسی بالا برای اطمینان از اینکه سرویس ارسال و دریافت ایمیل همیشه آنلاین خواهد بود، راه حل های Fault Tolerance برای اطمینان از صحت پایگاه های داده، راه حل های جلوگیری از دریافت هرزنامه و همچنین جلوگیری از اسپم نامه های ارسالی، راهکارهایی برای اطمینان از عدم دریافت ویروس نامه های ورودی از جمله مواردی است که باید مورد توجه ویژه قرار گیرد. مدیریت پشتیبان گیری از پایگاه داده های سرور ایمیل و نگهداری آنها در مکانی امن نیز یکی از موارد مهم مربوط به راه اندازی این سرویس است.